Dokumenty do pobrania – delegacje

Delegacja:

wskazówki przed wyjazdem:

Podanie do Dyrektora Instytutu:

Wniosek z prośbą o wyrażenie zgody na wyjazd i pokrycie jego kosztów zawierający następujące informacje:

1. Cel wyjazdu
2. Kraj
3. Termin wyjazdu i powrotu
4. Środek transportu
5. Koszty podróży służbowej (w złotych polskich) łącznie oraz w rozbiciu na składowe:
   koszt przelotu/przejazdu,
   koszt zakwaterowania,
   koszt opłaty rejestracyjnej/konferencyjnej

Podanie do Kwestor UKSW (obecnie p. mgr Katarzyna Szumowska)

Wniosek składamy tylko jeżeli UKSW ma pokryć koszty opłaty konferencyjnej – tutaj konieczny nr konta bankowego, adres instytucji i kwota we właściwej walucie (należy upewnić się, czy organizatorzy podali kwotę z uwzględnieniem podatku) + termin płatności za fakturę

Równocześnie z wnioskami należy złożyć polecenie wyjazdu służbowego (osobny druk na delegację zagraniczną, osobny na krajową),

• wniosek
• przykład wypełnienia wniosku – strona

Polecenie wyjazdu służbowego za granicę:

• wniosek
• przykład wypełnienia wniosku

Polecenie wyjazdu służbowego dla doktorantów i osób nie będących pracownikami UKSW:

• wniosek

Ewidencja przebiegu pojazdu:

• wniosek
• przykład wypełnienia wniosku

BILET LOTNICZY

1. zakup biletów lotniczych możliwy jest w dwóch trybach
   a) za pośrednictwem firmy, z którą UKSW ma podpisaną umowę (wg wskazówek podanych w w/w Decyzji Kanclerza nr 9/2024), zapotrzebowanie na zakup biletu lotniczego https://dzp.uksw.edu.pl/wp-content/uploads/sites/25/2024/03/1709543296_zal-d-3-1.pdf
   b) zakup realizowany we własnym zakresie – należy przygotować szacowanie z min. 3 ofert (wydruki wraz z datą i ceną) https://dzp.uksw.edu.pl/wp-content/uploads/sites/25/2023/12/notatka_dzp.docx; wyliczenia brutto/netto/Euro za pomocą kalkulatora UKSW .

[W tym zakresie obowiązują dwie stawki VAT, jaką opodatkowana jest usługa: 8% – przy usługach transportu lotniczego na trasach krajowych, 0% – przy usługach tego transportu wykonywanych na trasach międzynarodowych]

1. Po powrocie należy złożyć fakturę za zakup biletów wraz z opisem Formularz do opisu faktur – Opis dowodu księgowego [DOCX, 0.02 MB] + wszystkie dokumenty związane z wyjazdem m.in. potwierdzenie płatności, bilet/karta pokładowa itp.

USŁUGA NOCLEGOWA

2. usługa noclegowa realizowana tylko we własnym zakresie:
   a) należy przygotować szacowanie z min. 3 ofert (wydruki usługi noclegowej, wraz z datą i ceną)
   https://dzp.uksw.edu.pl/wp-content/uploads/sites/25/2023/12/notatka_dzp.docx; wyliczenia brutto/netto/Euro za pomocą kalkulatora UKSW . [VAT za usługę noclegową wynosi 8%]
   b) Zapotrzebowanie na usługę noclegową Załącznik do Decyzji Nr 34/2023 Kanclerza UKSW – zapotrzebowanie na zakup [DOCX, 0.03 MB], po akceptacji Zapotrzebowania przez właściwe jednostki, pracownik przystępuje do zakupu usługi noclegowej.

W celu rozliczenia zakupu usługi noclegowej należy złożyć fakturę za zakup usługi noclegowej wraz z opisem dowodu księgowego (+ potwierdzenie przelewu /wydruk z banku)

Formularz do opisu faktur (opis dowodu księgowego) [DOCX, 0.02 MB]

Rozliczenie kosztów podróży służbowej:

1. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia delegacji niezwłocznie po powrocie.
2. Faktury, bilety itp. (opisane za pomocą opisu dowodu księgowego zgodnie z Decyzją Kanclerza 37/2023) należy przekazać do dziekanatu.
3. Zwrot diety nalicza Kwestura

służbowy wyjazd tzw. bezkosztowy – należy również złożyć podanie do Dyrektora właściwego Instytutu/Dziekana z prośbą o wyrażenie zgody na wyjazd oraz odebrać z Dziekanatu polecenie wyjazdu służbowego.

Na druku polecenia wyjazdu służbowego należy dopisać czy podczas delegacji zapewniono wyżywienie np. śniadanie w hotelu

Za przygotowanie/ rozliczenie wszystkich dokumentów odpowiada pracownik wyjeżdżający na delegacje/uczestniczący w konferencji.

przykład rozliczenia delegacji zagranicznej:

• wniosek
• przykład wypełnienia wniosku – 1. strona, 2. strona

UBEZPIECZENIE PODCZAS PODRÓŻY

Od 1.12.2025 r. do 30.11.2026 r. Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie zawarł umowę na ubezpieczenie kosztów leczenia i NNW podróży zagranicznych oraz NNW podróży krajowych podróży służbowych osób delegowanych/kierowanych z UKSW.

Osoby te zostaną automatycznie objęte ubezpieczeniem.

Koszt ubezpieczenia będzie pokrywany ze środków ogólnouczelnianych i nie będzie obciążał budżetów jednostek UKSW.

Podróże zagraniczne
POLISA UBEZPIECZENIA NR 4020902807
Colonnade Insurance S.A. działająca przez Colonnade Insurance Société Anonyme Oddział w Polsce
CENTRUM ASSISTANCE
W przypadku zdarzenia objętego umową ubezpieczenia prosimy skorzystać z pomocy Centrum Assistance dostępnego przez całą dobę we wszystkie dni w roku.
+ 48 22 483 39 70
Prosimy podać swoje imię i nazwisko, nazwę ubezpieczającego, numer polisy oraz kontaktowy numer telefonu

Załączniki:
1. Polisa Ubezpieczenie Podróży Zagranicznych POLISA UBEZPIECZENIA nr 4020902807
2. Colonnade Insurance S.A. karta informacyjna
3. OWU Colonnade Insurance S.A. oraz Aneks do OWU
4. WiFi Call – pomoc w podróży

Podróże krajowe
POLISA UBEZPIECZENIA NNW nr 1114823924
Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków PZU SA
Infolinia i zgłaszanie szkód
801 102 102 lub +48 22 566 55 55 pzu.pl

Załączniki:
1. Polisa Ubezpieczenia NNW nr 1114823924 PZU
2. PZU S.A. NNW Grupowe karta informacyjna
3. OWU PZU NNW